Las redes sociales: Herramientas para convertir un evento corporativo en un #Éxito.
Las personas permanecen conectadas a internet gran parte del tiempo, incluso cuando están
en una conferencia, reunión o encuentro social. ¿Cómo aprovechar esta tendencia y conseguir
que, en lugar de distraerse, presten atención y sean voceros de nuestro evento?
Ante el desafío de organizar un evento corporativo, surge la necesidad de considerar aspectos
subjetivos como las reacciones de los participantes: queremos se entusiasmen y se involucren,
que sientan curiosidad y compartan sus opiniones en las redes sociales. Sucede lo mismo con
aquellos invitados que, por cuestiones de tiempo, lugar u obligaciones, no pueden asistir pero
manifiestan su interés. En ambos casos, el social media provee herramientas sencillas pero
altamente efectivas para que unos y otros sean parte de nuestro evento y saquen de él aquello
que realmente puede serles útil, o, por qué no, entretenido.
Desde la pre-producción hasta el cierre, redes sociales como Facebook, LinkedIn y Twitter nos
brindan la posibilidad de compartir información y recibir feedback en tiempo real, además
de permitir que cada asistente sea un corresponsal y muestre a sus seguidores, amigos o
contactos – y a los nuestros – el resultado de la planificación y ejecución del evento. Las
estrategias pueden variar de una plataforma a otra y es importante definir qué rol tendrá cada
una en los distintos tipos de evento que organicemos.
Para la pre-producción, Facebook representa en la mayoría de los casos, la red ideal, donde
se puede publicar información del evento, como campañas de intriga o imágenes de la
preparación, además de difundir material gráfico oficial. Es recomendable aprovechar
esta plataforma una vez terminado el evento, para colocar las mejores fotografías y, en lo
posible, etiquetar a los asistentes, de esta manera recordarán el momento y se reactivará la
conversación al respecto.
LinkedIn también es útil en la instancia previa, para difundir el material gráfico y comentar
el contenido del evento. Al ser una red fundamentalmente profesional, las personas buscan
información interesante y se sentirán atraídas por temas relacionados con su área laboral o
de estudio. Sacar provecho a reflexiones finales, citas textuales de los panelistas o expertos, y
artículos relacionados con la temática del evento también es apropiado para captar la atención
de la audiencia presente en esta red.
Finalmente, Twitter es la plataforma capaz de generar una amplificación masiva del evento,
gracias en parte a su cualidad pública (el contenido publicado puede ser leído por cualquier
persona, excepto cuando se bloquea el acceso al perfil) pero sobre todo, por ser la red donde
la conversación ocurre en tiempo real. Es en esta red social donde nuestro evento puede
encontrar a aquellos invitados que no están presentes y donde los asistentes se convierten en
auténticos voceros.
Proveer al participante de un #hashtag oficial y de los @nombresdeusuario de los
protagonistas del evento ayuda a organizar las publicaciones de manera tal que cualquier
persona pueda seguirlas en su dispositivo móvil o computadora. Pero, más importante aún, es
tomar el control de estas conversaciones, siendo nosotros como organizadores los que, minuto
a minuto y en tiempo real, compartamos lo que va ocurriendo a través de contenido exclusivo,
como fotos espontáneas (distintas a aquellas que se publicarán en Facebook al cierre del
evento), micro vídeos o citas textuales de los conferencistas y participantes de alto perfil.
Otra alternativa es compartir el enlace de la transmisión en vivo, que puede hacerse desde
una aplicación externa o desde nuestro sitio web, con lo cual se traspasan las limitaciones
geográficas y de horario, y se abre la posibilidad de integrar muchas más personas de las que
originalmente invitamos.
Por supuesto, estas plataformas son sólo herramientas esperando ser aprovechadas pero para
lograrlo, es muy importante contar con un equipo que esté familiarizado con el lenguaje nativo
de cada una, con los formatos y las aplicaciones para publicar textos o multimedia, y que sepan
identificar mensajes atractivos que capturen la atención de nuestra audiencia. Preparar una
plantilla de contenido clave es muy útil para prevenir publicaciones inapropiadas o polémicas,
que pueden arrojar resultados negativos, y además garantiza que el equipo mantenga
presente aquellas cosas que necesariamente debemos comunicar en cada red social, antes,
durante y después de nuestro evento.
Diana Silva Franco es la Especialista en Comunicación Corporativa de la compañía IMS Internet
Media Services y se ocupa de las relaciones públicas y la creación de contenidos para medios,
eventos y redes sociales de la compañía. Previamente, trabajó en canales de televisión e
instituciones como Aldeas Infantiles SOS y la Embajada de Brasil en Venezuela, donde coordinó
los departamentos de comunicaciones y prensa. Es Licenciada en Comunicación Social con 10
años de experiencia en Periodismo y Comunicación corporativa.
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